Osez faire évaluer votre management par vos collaborateurs

Lorsque j’ai informé ma direction de mon souhait d’aller dans cette démarche, j’étais seul à penser que ça pouvait marcher.

J’ai deviné à travers les regards et les remarques de l’auditoire à qui je présentais la démarche, que bon nombre de personnes n’étaient pas disposées à y adhérer.

J’imaginais ce que leur parole intérieure disait: moi directeur, me faire évaluer par mes chefs de service. Il n’en est pas question.

Là, on touche un problème d’ego qui empêche les personnes d’évoluer, d’aller chercher un potentiel présent encore invisible et qui par orgueil ne profitera ni au manager, ni à ses collaborateurs.

Lorsqu’on passe ce cap et que l’on fait sauter les verrous de l’ego, de l’orgueil, de la vanité, alors tout change, on est plus sur la même trajectoire, on accède à d’autres relations humaines et on se donne les moyens de construire une véritable équipe.

On montre aussi que tout est possible et que les seuls freins sont nos certitudes, nos croyances.

Est-ce choquant que le manager sache ce que son service, son équipe pensent de lui, de manière régulière, pour créer les conditions  de bien-être au travail, de relations humaines réussies et de d’optimisation de l’efficacité?

Pour ma part, ça ne fait pas l’ombre d’un doute et je sais de quoi je parle car je l’ai moi-même mis en place.

Faire bouger les lignes, tomber les préjugés est un bon moyen pour passer d’un niveau de management à un niveau supérieur.

Pour cela, il est nécessaire que le manager ait la vision de son propre management par ses collaborateurs.

Nous savons tous que ce n’est pas la nomination à un poste de management qui fait qu’on devient un bon manager.

Ce dernier doit développer beaucoup de qualités et travailler suffisamment de vertus pour s’apercevoir qu’il a besoin régulièrement d’un outil lui permettant de se situer et de faire émerger les points à conforter et ceux à améliorer.

Aussi, je vous conseille de travailler la méthode avec les RH et certains collaborateurs volontaires, tout en restant le maître d’ouvrage de l’élaboration de ce projet crucial pour les progrès du manager et de son équipe.

Avant de mettre en place une méthode d’évaluation de la hiérarchie, il faut de la maturité et que l’équipe accepte d’évaluer son manager. Ce dernier a pour habitude d’évaluer ses collaborateurs mais pas l’inverse. Par conséquent, il est nécessaire avant de lancer le projet de le faire partager par l’ensemble du personnel, et ceci, au cours d’une réunion bien préparée avec les collaborateurs directs.

Ne présentez pas au cours de la réunion des documents du type « Power point ». Ils sont la preuve que tout est préparé d’avance et que vous êtes là pour présenter quelque chose de déjà décidé.

Il vaut mieux un échange libre entre le manager et son équipe, ce qui va susciter de l’intérêt, permettant à certains de pouvoir désormais porter une appréciation constructive sur leur manager direct. Ils vont passer du rôle d’exécutant (qui subit) à celui d’acteur (qui construit).

Si vous laissez la place à l’écoute et à l’échange, si vous êtes disposés à ce que vos collaborateurs vous mettent face à un miroir fidèle, alors vous aurez amorcé une nouvelle méthode qui vous conduira avec votre équipe vers des progrès conséquents. Il vous faudra du courage car, si la confiance est établie et si votre personnel souhaite entrer dans cette démarche, il va vous renvoyer des propos qui bousculeront votre ego. L’effort que vous ferez pour garder votre « self contrôle », écouter, ne pas réagir à chaud et travailler en direct la modération, va consolider votre position de manager reconnu.

Le contenu de l’évaluation

Les points autour desquels sera évalué le manager sont très importants. C’est pourquoi l’aide des Ressources Humaines est précieuse et doit permettre de trouver les thématiques et les termes justes qui y correspondent. Les thématiques qui vous sont présentées ci-dessous, sont le fruit d’un travail collectif de  la hiérarchie, de collaborateurs volontaires et des RH qui m’ont accompagné dans la démarche.

– Relation individuelle

– Écoute/ disponibilité/ échanges

– Confiance

– Aller plus loin

– Donner envie de se dépasser

– Reconnaître et valoriser

– Aider à progresser/développer les compétences

– Donner du sens/expliquer

– Cohésion d’équipe/créer un collectif

J’ai le souvenir d’un travail riche, avec des échanges constructifs et la volonté partagée de se doter d’un outil efficace permettant de mettre en évidence les points forts et ceux à améliorer par les managers évalués.

La présentation à l’équipe

Le contenu étant terminé, validé par les RH et l’ensemble des participants, il va devoir être présenté aux équipes.

Il s’agit d’un exercice plus compliqué que le précédent car l’outil proposé est, pour l’instant, vide de matière. Il devra se remplir de remarques constructives et factuelles, afin que le manager puisse les interpréter facilement et mettre en place un plan d’action répondant aux améliorations nécessaires.

L’idéal est que le projet soit présenté par un collaborateur ayant fait partie du groupe de travail qui a élaboré les documents. Il se sentira investi d’une mission importante et va créer le lien entre la hiérarchie et ses collègues de l’équipe. Nous avons procédé ainsi, et constaté que cette méthode, appréciée de tous, a le mérite de montrer que le personnel associé à la démarche est réellement impliqué.

Le collaborateur qui présente le projet, devient acteur et porteur d’un message, compris et accepté par les évaluateurs et les évalués.

La fréquence de l’évaluation

Nous avons instauré une évaluation trimestrielle, bon compromis pour laisser le temps au manager d’apporter les corrections nécessaires à son propre management.

Il s’agit, non seulement de changer certains comportements et pratiques mais aussi, de développer les qualités nécessaires pour souder une équipe, donner envie, aider au développement des compétences et créer de la confiance. Au bout de trois mois, ce travail sur soi doit permettre d’appréhender des changements, signe d’une amélioration perçue par les collaborateurs, mais aussi de faire émerger les thèmes pas encore suffisamment travaillés.

– La méthodologie de l’évaluation

L’évaluation est le moment le plus important pour le responsable qui va se voir apprécié sur ses critères de management. Plusieurs possibilités sont offertes, et toutes présentent des avantages et des inconvénients.

Le manager peut demander à ses agents leur préférence mais ce qui me paraît indispensable, c’est de réaliser ce travail en équipe, afin que chacun s’exprime et échange sur la perception de la thématique traitée.

Nous avons testé deux méthodes à la fin des réunions d’équipes :

            – avec la présence du manager,

            – sans la présence du manager.

La première, sans la présence du manager, consiste à laisser l’équipe dans la salle où s’est déroulée la réunion et de choisir un volontaire pour animer le débat et faire la synthèse des appréciations portées par le personnel. Il lui est demandé de noter l’appréciation validée par l’équipe (ex : manque d’écoute ou écoute insuffisante), en quelques mots inscrits sur le tableau destiné à l’évaluation. Dans ce cas, les évaluateurs peuvent s’exprimer sans crainte de représailles. Si la crainte et la retenue persistent, c’est que le travail de confiance, qui doit être fait en amont, n’a pas atteint sa maturité et qu’il y a encore de la défiance. La confiance entre le manager et ses équipes est un pilier important du management.

La seconde méthode est celle que j’ai personnellement pratiquée avec mes collaborateurs et qui nous a apporté beaucoup de satisfactions.

L’évaluation directe avec ses collaborateurs: elle nécessite des étapes bien acquises par les acteurs de ce travail avant de se lancer dans la mise en pratique. Il faut : de la confiance mutuelle, de l’intérêt pour chacun à entendre ses collègues et son responsable échanger sur des méthodes ou des comportements, qui ne sont pas de nature à améliorer l’ambiance et à faciliter le travail. Les participants doivent être libérés de tout frein. Le manager doit être disposé à écouter, et surtout entendre, des remarques quelquefois blessantes mais importantes pour la suite. Lorsque ce cap est passé, le management vous paraît plus agréable et plus facile. Vous disposez d’un outil qui vous permettra de vous libérer et de trouver les clés de la réussite. Votre équipe se sentira bien, elle ne craindra pas de faire part de ses idées et aura à cœur de devenir actrice du changement, car enfin les freins qui empêchent l’expression et l’épanouissement seront levés. Vous serez synchronisés avec votre équipe. Le courant passera plus facilement et vous pourrez construire sereinement une équipe motivée et performante.

Ne croyez pas que ceci soit uniquement des mots. C’est possible, nous l’avons fait avec mes collaborateurs et cela a parfaitement bien fonctionné. Être face à des collaborateurs qui vous évaluent, vous transposent dans une dimension que vous ne pouvez imaginer. Vous développez l’humilité, la prise de recul (pas de réaction à chaud) et vous découvrez des travers insoupçonnés jusqu’à ce jour, car vous avez eu le courage de mieux vous connaître à travers les autres. Ce miroir fidèle, que vous avez disposé devant vous, vous ouvre la porte à l’introspection nécessaire pour devenir un manager digne de ce nom.

Analyse et actions post-évaluation

 Lorsque l’évaluation sur l’ensemble des thématiques est terminée, le travail d’analyse et de construction d’un plan d’actions doit suivre rapidement. Plus le temps entre les deux est long, moins le résultat sera efficace, car la charge émotionnelle qui pousse à réagir s’amoindrira d’autant. Vos collaborateurs attendent aussi une réaction de votre part, ce qui donnera de la légitimité et de la valeur à ce travail. Vous pouvez demander la contribution du N+1 qui doit être impliqué dans la démarche et vous aidera à gérer et évacuer des émotions quelquefois fortes et perturbantes. Il vous rassurera et vous confortera sur la méthode à mettre en œuvre au regard de l’évaluation. Certains changements peuvent être mis en œuvre rapidement et montrent tout l’intérêt que vous portez au travail d’appréciation qui a été fait avec vos collaborateurs.

Le plus difficile reste à faire car le plan d’actions qui est établi au regard des remarques positives (à conserver) et des points à améliorer (à travailler) devra tenir dans le temps. Il est souvent dit que le naturel revient au galop. Nous y sommes! Il faudra toujours aller contre nature car ce que nous faisions, fait partie de notre fonctionnement, notre pilotage automatique. Cela risque de revenir dès que nous serons moins attentifs à nos actes ou nos dires. Aussi, l’amélioration de l’ensemble des points nécessite de la persévérance. Ce n’est que par cette volonté indépendante, inscrite dans la durée, que le manager progressera. Tous les débuts de trimestre, après l’exercice d’évaluation, il devra analyser avec son N+1 le tableau qui synthétise l’évolution des différentes thématiques et surveiller les progrès réalisés et  les points à travailler.

Je vous invite à mettre un commentaire sous l’article et à me poser d’éventuelles questions auxquelles je ne manquerai pas de répondre.

                                                                                                                                                                                          Alain MESTRE