Vous regardez votre montre, il est presque la fin de la matinée et vous dites à vos collaborateurs: je n’ai rien fait!
Pourtant, vous avez fait des choses, mais certainement pas ce qui est “important” pour tenir vos objectifs.
Pour une bonne partie de votre temps ce n’est pas vous qui avez décidé, mais ce sont les autres, les circonstances, les événements, les environnements…
Rassurez-vous, ça arrive à la plupart des managers, même si ce n’est pas normal et si les conséquences sont loin d’être négligeables dans le travail: perte d’efficacité, procrastination, stress…
Cette situation inconfortable vous préoccupe et, vous vous en remettez à votre responsable au cours d’un entretien.
Ce dernier semble avoir une solution et vous propose une formation sur la gestion des priorités, appelée aussi gestion du temps. Vous sortez de son bureau satisfait, le stress s’atténue. Rien de plus normal car l’action a pour effet de rassurer et d’éloigner le stress par une supposée solution.
Vous attendez avec hâte la formation qui va vous sauver. Le jour “J” est arrivé, vous êtes enfin disposés à recevoir la solution miracle qui en une journée va régler vos problèmes d’agenda.
La fin de la journée arrive, vous n’avez rien découvert d’extraordinaire, car le formateur vous a présenté sa formation bien souvent théorique, éloignée du terrain. Lui même n’a pas connu ce que vous vivez au quotidien et ne peut donner que des principes que vous auriez découvert en achetant un livre sur la gestion du temps.
Vous rentrez chez vous déçu, le lendemain votre responsable vous dit ça y est, cette fois tu es armé pour mieux t’organiser, et là, vous lui dites que vous n’avez rien appris.
Quel gâchis, quelle frustration, vous faites un grand retour en arrière et vous allez chercher en vain des solutions.
Rassurez-vous, des milliers de managers comme vous et comme moi ont été dans ces situations. Si j’écris cet article, c’est pour vous, je ne vous vends rien, mais vous donne simplement de véritables leviers pour enfin remédier à ce mal systémique.
Vous allez comprendre rapidement pourquoi ces formations ne fonctionnent pas.
Cinq raisons auxquelles nous allons répondre:
- connaître votre destination et celle de votre équipe (vos objectifs).
- remplir son agenda doit se faire par vous ou par une demande de votre hiérarchie prioritairement par rapport à ce qui est important pour atteindre vos objectifs.
- gérer son agenda n’est pas la gestion du temps ni des priorités, mais la gestion de votre propre personne.
- la réactivité peut être la bonne, comme la pire des choses.
- établir son agenda à l’avance avec ce qui est important pour atteindre vos objectifs et, désigner tous les jours une ou deux priorités qui passeront avant n’importe qu’elle sollicitation.
Connaître votre destination et celle de votre équipe (vos objectifs).
Tout manager doit connaître le plus tôt possible ses objectifs personnels et ceux de ses équipes. Il doit définir ce qui est important pour tenir ses objectifs (être avec ses équipes plusieurs heures par semaine, suivi du plan d’action, pilotage des résultats, entretien régulier avec ses collaborateurs proches, réunions transverses utiles à l’atteinte de ses objectifs, feedback aux équipes, entretiens individuels…).
Remplir son agenda doit se faire par vous ou par une demande de votre hiérarchie prioritairement par rapport à ce qui est important pour atteindre vos objectifs.
Ce que vous avez défini comme étant important pour tenir vos objectifs personnels et ceux de vos équipes (être avec ses équipes plusieurs heures par semaine, suivi du plan d’action, pilotage des résultats, entretien régulier avec ses collaborateurs proches, réunions transverses utiles à l’atteinte de ses objectifs, feedback aux équipes, entretiens individuels…) doivent être programmés le plus tôt possible sur votre agenda: Elles sont vos priorités!
Gérer son agenda n’est pas la gestion du temps ni des priorités, mais la gestion de votre propre personne.
Ceci, on ne vous l’a pas dit et pourtant c’est la chose la plus évidente. Le temps s’écoule à la même vitesse pour chacun d’entre nous: huit heures d’agenda représentent 480 minutes, ni plus, ni moins. Les priorités sont ce que vous avez défini et rien d’autre.
La seule variable, c’est vous dans votre pouvoir décisionnel et les choix qui en découlent.
La réactivité peut être la bonne, comme la pire des choses.
Être réactif plaît à beaucoup de responsables et de collaborateurs qui voient leur demande traitée rapidement. Cependant toutes les sollicitations ne sont pas importantes même si elles sont urgentes pour certains. Je rappelle qu’elles sont importantes si elles contribuent à l’atteinte des objectifs.
Aussi, les “réactifs” sont bien souvent des gens qui réagissent à tout rapidement: aux autres, aux événements, aux circonstances, aux environnements… Par ce comportement, ils s’éloignent de l’efficacité, repoussent des choses importantes au lendemain et perdent la maîtrise de leur agenda.
Il serait préférable qu’ils soient “proactifs”, c’est la seule possibilité pour être efficace et gérer soi même son propre agenda.
La proactivité est une qualité managériale incontournable dans un monde changeant où les sollicitations sont de plus en plus nombreuses.
Elle vous redonne le véritable pouvoir que vous avez sur vous même: celui de prendre conscience que vous êtes un être unique capable de décider en fonction de ce qui est important, d’avoir la volonté indépendante de prendre la décision qui va vous rendre efficace.
Cette fois, ce n’est plus les autres, les circonstances, les événements, les environnements…qui décident à votre place, mais bien vous en cohérence avec vos objectifs et ce qui est important pour les atteindre.
Etablir son agenda à l’avance avec ce qui est important pour atteindre vos objectifs et, désigner tous les jours une ou deux priorités qui passeront avant n’importe qu’elle sollicitation.
Si vous êtes arrivés à ce point de la lecture de l’article, vous avez presque tous les éléments pour obtenir un agenda qui facilite votre efficacité.
A ce stade, tout ce qui est important pour tenir vos objectifs est inséré dans votre agenda. Les rendez-vous, réunions, qui arriveront, viendront s’intercalés dans les places disponibles.
Parmi ce qui est important, chaque jour mettez une ou deux priorités qui seront réalisées quoi qu’il arrive.
Vous avez maintenant tous les éléments pour maîtriser votre agenda de manière efficace, et vous dégager du temps.
Si vous avez la volonté indépendante du “proactif”: finis la procrastination, le stress des imprévus, les déplacements inutiles, les e-mails voleurs de temps, les réunions pertes de temps…
Alors maintenant, c’est à vous d’agir!
Alain MESTRE
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