Pourquoi on n’arrive pas à gérer les priorités et le temps?

//Pourquoi on n’arrive pas à gérer les priorités et le temps?

 

Nombreux sont ceux qui n’arrivent pas à gérer les priorités. Submergés par l’activité, ils ne savent pas comment prendre ce problème “systémique”. Entre une activité toujours plus pressante, des “voleurs de temps”, des objectifs difficiles à clarifier, l’urgent et l’important, mais surtout leur propre rapport au temps, managers et managés sont perdus.

Se rajoutent aussi les nouvelles technologies qui proposent des traitements instantanés comme les e-mails, les appels téléphoniques qui peuvent sembler urgents.

En réalité, le problème de la gestion du temps et des priorités n’est pas très clair pour tout le monde. Il y de fortes confusions entre ces deux paramètres: le temps et les priorités.

Beaucoup d’ouvrages et de formations traitent de la gestion du temps et/ou des priorités. Cependant, il manque la chose la plus importante, qui à mon sens explique que les formations de gestion du temps ou des priorités apportent bien souvent des résultats insatisfaisants.

Rares sont ceux qui arrivent après une formation à gérer leur temps et leurs priorités.

L’objectif de cet article n’est pas de délivrer des solutions miracles. Aussi, nous allons continuer l’article en se posant 6 questions, auxquelles je répondrai à votre place et qui vont nous mener à comprendre pourquoi ça ne marche pas.

  1. 1.      Pourquoi travaille-t-on dans une entreprise, une collectivité locale, territoriale…?
  2. 2.      Est-ce que durant le temps qui nous est imparti nous devons réaliser des tâches importantes, urgentes, les deux, ou ni une, ni l’autre?
  3. 3.      Est-ce que les objectifs doivent impacter notre manière de gérer les priorités?
  4. 4.      Est-ce qu’il y a des saboteurs de temps?
  5. 5.      Est-ce que le temps s’écoule à la même vitesse pour tous?
  6. 6.      Est-ce que notre rapport au temps est le même pour chacun d’entre-nous?

 

1.   Pourquoi travaille-t-on dans une entreprise, une collectivité locale, territoriale…?

Nous travaillons pour gagner notre vie, mais aussi, pour certains, faire une carrière, pour d’autres s’épanouir. Toutefois, pour nos patrons, quels qu’ils soient, ils attendent que les objectifs d’entreprise soient tenus, pour permettre à l’entreprise de prospérer, de prendre des marchés et d’être pérenne.

2.   Est-ce que durant le temps qui nous est imparti nous devons réaliser des tâches importantes, urgentes, les deux, ou ni une, ni l’autre?

C’est là où les choses commencent à devenir intéressantes et, où il y a des confusions, voire l’ignorance des définitions qui suivent.

Il faut bien expliquer sans faire un cours sur la gestion du temps ou des priorités le dilemme entre l’urgent et l’important.

Pour faire court: Les tâches que vous devez réaliser en premier sont celles qui sont importantes, car se sont elles qui alimentent directement ou indirectement vos objectifs.

L’urgent seul ne nécessite pas de tout laisser tomber pour répondre à la sollicitation, car il n’a pas d’effet sur ce que l’entreprise attend de  vous: la réalisation de vos objectifs.

L’urgent qui est important a forcément un lien avec l’atteinte de vos objectif et doit être traité rapidement, avec la plus grande attention.

Soyez vigilant, car l’urgent vous détourne souvent de l’important!

Listez toutes les tâches qui sont importantes, c’est à dire celles qui sont en lien direct et indirect avec votre contrat d’objectif. Cette pratique vous sera d’une grande utilité.

 3.   Est-ce que les objectifs doivent impacter notre manière de gérer les priorités?

La réponse est oui, car elle découle de la réponse précédente. La gestion des priorités consiste à traiter en premier et quoi qu’il arrive ce qui est important, c’est à dire ce qui est en lien avec le contrat d’objectif.

Par conséquent, c’est en regardant les objectifs que l’on sait si le travail que nous faisons aidera à les atteindre ou pas.

4.   Est-ce qu’il y a des saboteurs de temps?

La réponse à cette question est oui sans hésitation et, il sera même difficile de faire une liste exhaustive.

  • Le premier à nous saboter le temps est si proche de nous que nous ne le voyons pas: c’est nous même.

–    parce que nous ne connaissons pas ou nous n’appliquons pas la différence entre l’important et l’urgent.

–    nous ne faisons pas la relation entre la tâche que nous exécutons et nos objectifs.

–    nous sommes à l’origine de la procrastination, pour des raisons diverses (tâche inintéressante ou désagréables, on ne sait pas par où commencer, la crainte de l’échec…)

–    nous voulons tout faire et ne déléguons pas suffisamment (manque de confiance, peur d’assumer les erreurs des collaborateurs, déplacements inutiles, difficultés à dire non).

  • Les e-mails, reconnus comme les fléaux de l’entreprise contemporaine sont des “voleurs de temps” majeurs.
  • Les réunions pertes de temps “réunionites”.
  • Les sollicitations des dépendants (ils ont toujours besoin d’être rassuré, ils veulent faire voir qu’ils sont là…)
  • Les responsables déstabilisateurs (ceux pour qui le temps ne compte que pour eux).
  1. 5.  Est-ce que le temps s’écoule à la même vitesse pour tous?

Une journée contient 24 h, une heure contient 60 minutes et  pour chacun d’entre-nous,  le temps s’écoule à la même vitesse à Londres à Paris ou à Barcelone. Le temps est une constante.

 7.      Est-ce que notre rapport au temps est le même pour chacun d’entre-nous?

Cette fois, nous abordons un domaine qui n’est pas étudié dans la plupart des formations et qui est majeur dans la gestion du temps et des priorités: c’est le rapport au temps de chacun d’entre-nous.

En effet, nous avons vu que le temps s’écoulait à la même vitesse partout sur la terre. Nous employons tous les mêmes mots: “je n’ai pas le temps”, “le temps passe vite”, “je gagne du temps, “je perds du temps”…,nous ne voulons pas tous dire la même chose.

Personne ne peut dire qu’il optimise mieux le temps que d’autres, mais chacun l’évalue à sa façon, et c’est là la grande différence.

Nous avons vu dans l’article “l’ennéagramme comme outil d’aide au management” et que cet outil développé aux Etats-Unis a fait son apparition en France il y a une vingtaine d’années. Utilisé au début dans le domaine du développement personnel, en psychothérapie et ensuite en coaching, il est depuis de nombreuses années utilisé dans les entreprises, plutôt à l’étranger qu’en France.

Certaines entreprises commencent à découvrir ses côtés vertueux et engagent des formations ciblées sur: Le recrutement, la motivation, la communication, la gestion des conflits, des risques psychosociaux, des priorités…

La force de l’ennéagramme réside dans sa capacité à nous intéresser aux schémas internes qui nous empêchent de travailler en bonne intelligence avec les autres. Il nous dit que chaque type de personnalité parmi les neuf qu’il propose est différente et par conséquent a un rapport au temps qui lui appartient.

C’est exactement ici qu’on touche le levier le plus important de la gestion du temps et donc des priorités.

Même si on a la connaissance des différentes réponses aux questions posées au début de l’article, la plus importante, celle qui fera progresser dans le domaine abordé ici est la connaissance de soi, de sa propre carte de pilotage par rapport au temps.

Penser que pour chacun d’entre-nous la perception de “l’urgent” et de “l’important” est la même, est l’erreur la plus fréquente. Elle occasionne de l’incompréhension, des différents entre les managers et leurs collaborateurs.

En effet lorsque nous nous appuyons sur les grilles de lecture proposées par l’ennéagramme, nous comprenons mieux pour qu’elle raison nous ou nos collaborateurs n’arrivons pas à gérer notre temps, nos priorités.

Si le manager vous confie un travail et vous dit que c’est urgent, vous allez interpréter sa demande de manière différente selon votre ennéatype.

  • Si vous êtes un ennéatype (7) (l’optimiste), vous préfèrerez terminer votre plan d’action qui va agir sur l’objectif qui vous a été attribué plutôt que de répondre immédiatement à la demande de votre chef. Vous préfèrerez consacrer votre temps à ce qui est en droite ligne avec vos objectifs.
  • Dans le cas ou vous êtes un ennéatype (2) (celui qui est tourné vers les autres ou l’altruiste) alors vous laisserez ce que vous faites pour répondre à la demande urgente mais pas importante de votre chef. Vous serez persuadés d’utiliser correctement votre temps.
  • Si vous êtes un ennéatype (5) (l’explication du monde ou l’observateur) vous allez réfléchir à l’intérêt de faire ce travail immédiatement et rapidement vous verrez que c’est une perte de temps par rapport à ce que vous êtes en train de faire.

Voici à travers trois exemples, la preuve irréfutable que le rapport au temps est  lié directement à notre propre carte de pilotage, et qu’il est essentiel de se connaître soi-même pour gérer correctement les priorités et le temps et, qu’il est nécessaire de connaître ses collaborateurs, si l’on veut les aider eux aussi.

La gestion du temps et des priorités est la gestion de notre propre personne, à travers la connaissance que nous avons de nous-mêmes.

Si on ne cherche pas à se connaître soi-même et qu’on ignore notre rapport au temps, alors la gestion du temps et des priorités est vouée d’avance à l’échec.

“Nous pouvons ajouter à nos connaissances, nous ne pouvons rien en retrancher. A Koestler”

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Alain MESTRE

De | 2018-03-13T18:55:37+00:00 décembre 8th, 2013|Efficacité managériale|Pas de commentaire

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