Chassez les voleurs de temps

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Combien d’entre vous disent régulièrement : je n’ai pas le temps, je n’y arrive pas, mais qui cherche les voleurs de temps ?
Pourtant, il y en a partout, dans toutes les entreprises et les services publics, et il y en a un si proche de nous que nous ne le voyons pas : c’est nous-mêmes.

Les facteurs qui viennent perturber notre emploi du temps sont nombreux, mais, pratiquement tous sont sous notre contrôle sans que nous en prenions conscience.

Cependant, beaucoup de problèmes de gestion du temps sont dus à des comportements individuels qui peuvent être corrigés.

Je vous propose que nous abordions ensemble un certain nombre de voleurs de temps qui sont de notre fait.

  • la procrastination,
  • vouloir tout faire,
  • faire le travail à la place des autres,
  • les déplacements inutiles,
  • les e-mails,
  • les réunions qui ne servent à rien,
  • les apporteurs de problèmes,

La procrastination

La procrastination consiste à remettre à plus tard ce que l’on peut faire tout de suite. Nous faisons tous à des degrés différents de la procrastination dans le travail comme à l’extérieur. En conséquence, nous repoussons les tâches prioritaires ou, pire encore, elles ne sont jamais terminées.

Cette situation a des conséquences psychologiques, qui nous donnent un sentiment d’impuissance, de fardeau très difficile à porter.

En général, la procrastination est déclenchée par trois causes :

  • ce qui est à faire n’est pas intéressant,
  • la crainte de l’échec,
  • nous ne savons pas par où commencer.

Ce qui est à faire n’est ni agréable, ni intéressant

Il nous arrive de devoir réaliser des tâches qui sont importantes et inintéressantes. Le fait qu’elles soient importantes, ne leur donne pas notre faveur à être traité en priorité, c’est plutôt le côté inintéressant qui l’emporte et qui fera que l’on repoussera ces tâches.

C’est le cas d’un manager qui a un collaborateur syndicaliste qui ne respecte pas les règles de sécurité. Il appréhende de le recevoir, car il ne sait comment aborder ce problème majeur avec un syndicaliste puissant.

Ce qui est repoussé devient une préoccupation qui freine, notre capacité à agir, et nous conduit à combler le temps libéré par une tâche secondaire qui n’est pas désagréable même si elle n’est pas importante.

Comment faudrait-il réagir :

  • Si le collaborateur est un N-2, alors déléguer l’entretien de recadrage à son propre chef. Ne faites pas à sa place.
  • Si vous ne pouvez pas déléguer, ne cherchez pas à justifier que vous n’avez pas le temps et que vous devez donc le repousser.

Prenez plutôt du recul, et reconnaissez que si vous remettez à plus tard, c’est vous et seulement vous qui le décidez, parce que vous n’avez pas envie de réaliser cette tâche désagréable.

Ce travail de responsabilisation provoque bien souvent la culpabilisation de celui qui repousse à plus tard, mais il a un effet salutaire, car il heurte de plein fouet sa propre conscience.

C’est à ce moment-là que vous sentez que vous devez passer à l’action et pour vous faciliter la tâche imaginez-vous avoir réalisé ce travail désagréable. Vous vous sentirez mieux, soulagé, plus fort parce que vous avez gagné une première victoire intérieure.

Uniquement le fait de vous projeter dans le futur en imaginant votre travail réalisé, va vous soulager comme si vous aviez accompli la tâche jusqu’ici repoussée.

Maintenant c’est à vous décider et de planifier la tâche désagréable, afin que vous soyez obligé de la réaliser. Impossible de revenir en arrière, car elle est programmée.

Le manager va donc programmer son rendez-vous avec le syndicaliste qui ne respecte pas les règles de sécurité. Jusqu’au moment de la rencontre, le manager va être préoccupé et va perdre en efficacité. Le recadrage terminé, il va se sentir dans un bien-être, même si les résultats de la rencontre ne sont pas ceux attendus. Cela vient du fait que ce qu’appréhendait le manager était surtout de rencontrer le syndicaliste. Il va libérer son centre de préoccupation et mettre toute son énergie dans l’action,  augmentant ainsi sa capacité à agir.

La crainte de l’échec

Tout d’abord, dites-vous une fois pour toutes qu’il n’y a pas d’échec, mais que des résultats.

Si vous partez sur ce principe, vous travaillerez sur votre ego, et vous vivrez mieux un mauvais résultat qui sera certainement salutaire pour vous, car vous aurez à cœur de l’améliorer. Dans le cas contraire, si vous avez peur d’un mauvais résultat, vous serez freiné dans votre capacité à agir, car la préoccupation du mauvais résultat sera plus forte que la volonté de prendre des risques.

Ce comportement est très présent dans les entreprises, car il n’est pas bien vécu ni perçu de ne pas obtenir les résultats pour lesquels on s’était engagé.

Posez-vous la question suivante : Est-ce que cela m’arrive d’éviter ou de repousser une tâche  parce que j’ai peur de ne pas être à la hauteur ?

Si votre réponse est « oui », alors allez-y, ne vous laissez pas emporter par la peur, car votre capacité à agir et à réussir est plus forte que votre peur.

La meilleure façon de dominer sa peur est de passer à l’action.

La peur est une émotion qui se combat par l’action, et tout le monde peut la vaincre par la volonté indépendante à agir et à se débarrasser de cet obstacle psychologique.

Ne pas savoir par où commencer

Vous avez dit ou entendu dire : je ne sais pas par où commencer !

Cette réaction est souvent la conséquence d’un chantier important qui nous est attribuée, ou que les objectifs ne sont pas clairs.

Dans un cas de figure comme celui-ci, beaucoup de managers sont poussés à la procrastination. Ils vont repousser à plus tard ce qu’ils estiment difficile en travaillant sur d’autres tâches qu’ils savent bien réaliser.

Ce phénomène est présent chez les nouveaux managers qui n’ont pas encore pris la dimension de leurs nouvelles fonctions. Ils retardent les activités de management pour se consacrer à des choses qu’ils savent faire, au risque de décevoir les membres de leur équipe.

  • Ø Conseil

Lancez-vous, même si vous ne maîtrisez pas tout, c’est la meilleure décision à prendre et rapidement vous verrez que vous trouverez les réponses aux questions qui vous empêchaient d’avancer.

Lorsque le travail que vous devez accomplir est complexe, divisez-le travail en plusieurs parties. Pour chaque partie, définissez les tâches à réaliser et priorisez-les. Tenez-vous aux priorités, rien ne doit vous faire changer. Rapidement vous apprécierez la technique des petits pas, qui vous conduira à une approche du travail plus pragmatique.

Á vouloir trop en faire on fait le travail des autres !

Vouloir tout faire n’est pas rare chez les managers qui sont impliqués dans leur entreprise. Pourtant l’expérience montre que ce n’est ni profitable pour l’efficacité, ni pour la vie personnelle et à plus forte raison pour sa santé.

L’homme est comme une machine, il a une Capacité de Production (CP) et s’il s’impose une production (P) supérieure à sa (CP), il va se fatiguer, faire du mauvais travail, ne pourra plus gérer ses priorités et son temps au risque de faire un burn-out.

La surcharge de travail fait partie aussi de la gestion des priorités, car selon la personnalité du salarié, son rapport au temps ou l’implication qu’il a vis-à-vis de l’entreprise, il accepte de plus en plus de travail, d’engagement qu’il ne peut tenir.

Leur emploi du temps devient de plus en plus chargé, et même s’ils travaillent une partie de la nuit, le week-end, ils ne parviennent pas à combler leur retard.

Essayer de trop en faire a des conséquences négatives sur la vie professionnel comme personnelle.

Si vous êtes dans ce de cas de figure, prenez garde, car à vouloir trop en faire vous allez provoquer des effets contraires, dégrader votre vie professionnelle et vous mettre à dos votre direction qui vous reprochera de ne pas savoir vous organiser.

Lorsque vous acceptez d’autres tâches, missions, il faut que vous sachiez qu’elles ne doivent surtout pas vous empêcher de remplir vos principales fonctions et de tenir vos objectifs.

Vérifiez combien de vos engagements ont un lien avec vos objectifs. Vous allez certainement vous rendre compte que très peu de vos engagements voire point servent à atteindre vos objectifs. L’énergie que vous avez déployée pour réaliser en partie ces engagements ne contribue pas à atteindre vos objectifs et a fortiori à l’efficacité de votre service ou direction.

Vous risquez d’être victime de fatigue, de surmenage et votre vie personnelle peut en souffrir, surtout si vous amputez du temps sur vos soirées, vos week-ends, du temps que vous devriez consacrer à votre famille, vos amis…

Identifiez vos principales responsabilités ou missions et vos objectifs sont les premières choses que doit faire un manager.

Vous serez à même de ne pas accepter toutes les activités supplémentaires et surtout les tâches que les autres aimeraient vous confier. Cette pratique est fréquente dans les entreprises Françaises, ce qui provoque des dysfonctionnements, surcharge certaines personnes pour en alléger d’autres.

Si on vous propose des tâches supplémentaires parce que vous êtes quelqu’un d’impliquer, assurez-vous que ces tâches correspondent à vos responsabilités ou objectifs. Dans le cas contraire, vous pouvez proposer d’aider la personne, mais pas de prendre la responsabilité des tâches qui ne vous incombent pas.

Si vous êtes une personnalité que l’on nomme « battant » ou « leadership » vous allez peut-être prendre les choses en main lorsque les autres ne font pas leur travail. Ce n’est pas la solution !

Posez-vous la question suivante :

– est-ce que si je fais le travail à la place d’un autre je vais l’aider à s’améliorer pour que la prochaine fois il le fasse ? La réponse nous la connaissons tous : c’est non !

Le manager doit faire le deuil de faire pour le remplacer par le faire faire, et dans ce cas, il vaut mieux l’aider à se former.

Que votre personnalité facilite l’aide aux autres ou que vous ne sachiez pas dire non à vos supérieurs ou vos collègues, la conséquence est la même : vous allez vous surcharger, vous épuiser et perdre en efficacité.

Vous allez encore plus vous enfoncer dans une spirale infernale du « j’en prends toujours plus, mais je ne fini rien ».

Vous croyez faire plaisir ou vous attirer les faveurs de votre supérieur, mais ceci n’est que sur du court terme, car lorsque votre responsable verra que vous ne faites pas vos tâches liées à vos responsabilités ou vos objectifs, il ne manquera pas à vous le faire remarquer sèchement.

Le retour sera d’autant plus douloureux que vous aurez tout donné pour y arriver, même au sacrifice de votre famille.

Le défi est de dire non, parce que nous savons tous qu’il est plus facile de dire oui. Le non n’est pas un refus, mais une décision de raison qui s’impose aux conséquences d’un oui.

Á force de dire oui à tout le monde et de ne pas réussir à gérer les priorités, vous passerez rapidement pour quelqu’un qui n’est pas fiable, et en plus le oui régulier n’est pas une garantie de promotion.

Les décideurs sont frileux à nommer les personnes indispensables pour atteindre les objectifs.

Je pense mois aussi qu’ils ont raison, car le rôle du manager n’est pas de réussir seul, mais bien en équipe.

Si votre responsable vous demande d’assumer de nouvelles responsabilités, ne dites pas oui tout de suite. Prenez du recul et le temps de réfléchir.

  • Demandez-lui du temps pour examiner la fonction.
  • Vérifier si elles sont compatibles avec votre emploi du temps.
  • Utilisez le temps qui vous est accordé pour préparer votre réponse.
  • Listez les projets sur lesquels vous travaillez déjà et demandez à votre hiérarchique de se prononcer sur les priorités.

Les déplacements inutiles

Lorsque l’on travaille en entreprise, et notamment dans un groupe, les déplacements sont fréquents. Certains sont utiles, d’autres ne le sont pas, et lorsque l’on met en perspective le coût et l’intérêt que l’entreprise peut tirer du déplacement, bien souvent le compte n’y est pas.

Aussi, les déplacements doivent être judicieusement regardés, et je vous conseille de vous poser quelques questions :

  • est-ce utile que je me rende à Paris pour une réunion où habituellement l’organisateur parle de tout sauf de travail ?
  • est-ce nécessaire que je me rende de Nîmes à Bordeaux pour rencontrer un collaborateur pendant une heure ?
  • qu’est-ce que je perds de me rendre à une rencontre organisée par les fabricants d’un produit ?

Bien d’autres questions méritent d’être posées avant de faire le choix de se déplacer, de perdre du temps, de l’argent, d’accroître la fatigue sans aucune certitude d’en tirer un bénéfice.

Les e-mails

Ils ont pénétré toutes les entreprises, y compris les TPE, les services publics, les professions libérales, les artisans commerçants…

Ils sont devenus un outil de communication indispensable, qui permet d’envoyer des messages écrits, des pièces jointes, des vidéos localement ou n’importe où sur la planète.

Cependant, l’utilisation abusive de l’e-mail  transforme celui qui en est à l’origine en « voleur de temps ».

J’ai connu quelqu’un un qui écrivait des e-mails de trois ou quatre pages, pour dire des choses qui tenaient dans une dizaine de lignes.

Lorsque je recevais ses e-mails, c’était  une véritable corvée et je dois bien l’avouer, une bonne raison de faire jouer la procrastination en disant : « je le lirai plus tard ».

Dans un cas comme cela, il est préférable de dire à son interlocuteur que nous ne lirons pas ses e-mails s’il continue à envoyer des Romans. Je vous conseille lorsqu’il vous envoie des e-mails exagérément longs de lui téléphoner et de lui dire : « peux-tu me faire un résumé succinct de ton e-mail s’il te plaît ? »

Au-delà de ceux qui utilisent les e-mails exagérément, il y a aussi ceux qui les utilisent pour un rien, et plutôt que de se servir du téléphone, utilisent l’e-mail mais pas de manière judicieuse.

Il y a aussi ceux qui sont pilotés par leur messagerie, et qui dès qu’ils arrivent au travail éclairent leur ordinateur et s’empressent de lire leurs courriels.

Le temps passe et 2 h plus tard ils sont encore devant leur ordinateur à décrypter leurs messages et à constater qu’au fur et à mesure qu’ils en éliminent d’autres arrivent.

Cette situation est frustrante. Elle ressemble au tonneau des danaïdes, c’est-à-dire un tonneau sans fond que l’on veut remplir.

Je vous conseille de planifier des moments dans la journée que vous réserverez pour lire vos e-mails, car si vous ne le faites pas, ce sont eux qui vont piloter votre activité ; vous ne serez plus maître de votre temps.

Je vous propose huit points pour améliorer la gestion de la messagerie :

  • Refusez les e-mails trop longs en l’expliquant à celui les envoie. L’appeler systématiquement pour qu’il vous fasse une synthèse.
  • Séparez votre messagerie professionnelle de votre messagerie personnelle.
  • Supprimez tous les messages indésirables et ceux dont vous êtes en copies, mais qui ne vous apportent pas une valeur ajoutée.
  • Créer un dossier dans lequel vous mettez les courriels urgents et un dossier pour ceux qui sont importants.
  • Supprimez le sonnerie qui vous informe de l’arrivée d’un message.
  • Le plus efficace est de fermer votre messagerie et de l’ouvrir uniquement pendant le temps que vous avez programmé.
  • Dites clairement à vos interlocuteurs ce que vous souhaitez recevoir comme information.
  • Utilisez plutôt le téléphone que les e-mails pour des échanges rapides.

Si vous appliquez ces quelques règles, vous améliorerez rapidement la gestion de vos mails et ce ne sera plus eux qui piloteront votre emploi du temps.

Les réunionites

Nous connaissons tous les réunions pertes de temps, appelées communément « réunionites ».

Qui n’a pas dit après une réunion : j’ai perdu mon temps !

Il s’agit ici d’un des consommateurs de temps les plus importants.

La plupart des managers consacrent entre 40 et 50 % de leur temps de travail  à des réunions. Cela n’est pas un handicap si les réunions amènent une aide à l’atteinte des objectifs. Dans le cas contraire, ces réunions sont parasitaires pour les managers et leurs équipes, car il est préférable d’être avec ses collaborateurs plutôt qu’à des réunions pertes de temps.

Pause réflexive :

  • toutes les réunions auxquelles vous participez, sont-elles bénéfiques ?
  • y a-t-il systématiquement un ordre du jour ?
  • est-ce que ces réunions sont pour certains des moments d’échange entre collègues ?
  • les animateurs des réunions veillent-ils au temps de paroles des participants ?
  • les réunions auxquelles vous participez, démarrent-elles et finissent-elles comme prévu ?
  • est-ce que des décisions sont prises durant les réunions ?
  • est-ce que les réunions auxquelles vous participez donnent davantage de sens au travail ?
  • est-ce que lorsque les réunions sont terminées, vous les évaluez, ainsi que l’animateur ?
  • est-ce que vous avez le choix de refuser d’aller à certaines réunions ?

Si vous avez plus  de « non » que de « oui », c’est que les réunions au sein de votre entreprise ne sont  pas efficaces.

Les apporteurs de problèmes

Vous avez tous connu des apporteurs de problèmes. Ils viennent régulièrement vous informer qu’il y a un problème.

Ce comportement très présent chez certaines personnes fait perdre beaucoup de temps. Il est aussi la preuve que ces employés sont plus des réactifs que des proactifs. Ils réagissent à un événement, un dysfonctionnement… en sollicitant leur responsable plutôt que d’essayer de trouver eux-mêmes une solution.

La prochaine fois qu’ils viennent vous voir avec un problème dites leur clairement : désormais, j’attends que tu viennes avec des solutions et non avec des problèmes.

C’est en mettant vos collaborateurs face à leurs responsabilités qu’ils progresseront et vous épargneront de perdre du temps.

Maintenant, vous avez certaines clés pour chasser les voleurs de temps, en commençant par vous-même, car il est clair que le seul qui peut apporter des solutions, c’est vous !

Je vous invite à mettre un commentaire sous l’article et à me poser d’éventuelles questions auxquelles je ne manquerai pas de répondre.

Alain MESTRE

De | 2018-03-13T18:54:47+00:00 juin 30th, 2015|la gestion du temps, les voleurs de temps|2 commentaires

2 Commentaires

  1. Eric Vanderlinden juin 30, 2015 at 9:41 - Répondre

    Bonjour,
    Très bon article et au risque de me retrouver dans la catégorie des voleurs de temps, voici une mise-à-jour technologique et de développement durable.

    Lors des attentats du 11 septembre 2001, je me trouve chez Fortis (maintenant BNP Paribas), toutes les réunions USA sont annullées et remplaçées par de la vidéo-conférence…. impact très positif sur le gain de temps et sur le bilan carbone.

    De nos jours cette technologie est accessible à chacun par skype (ou autres similaires).

    Bien à vous,
    Eric

  2. kouame m'bra pacome juillet 1, 2015 at 9:06 - Répondre

    En tout cas,j’avoue que j’ai tiré meilleure connaissance de votre thème précieusement au sous titre la crainte de l’échec qui m’a personnellement fait rappeler des moments de ma vie ou j’ai été confronté à ce genre de situation. merci à vous

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